ビジネス文書を書く上で、相手の名前の後につける「様」と「御中」。この二つの使い分け、意外と間違えやすいですよね。「様」と「御中」の違いをしっかり理解して、失礼のないビジネス文書を送りましょう！
「様」と「御中」の使い分け、基本のキ！
「様」は、個人名に対して使われる敬称です。「山田太郎様」のように、特定の一人の人物に宛てて手紙やメールを送る場合に用います。これは、相手への敬意を示す基本的なマナーとして、とても大切です。
一方、「御中」は、組織名や部署名など、個人ではない団体や部署全体に宛てる場合に使う敬称です。「〇〇株式会社 御中」や「△△部 御中」のように使います。この「御中」を使うことで、その組織や部署全体に対して敬意を表していることになります。 この「様」と「御中」の使い分けを間違えると、相手に失礼にあたる可能性があるため、非常に重要です。
具体的に、どんな場面でどちらを使うか、まとめてみましょう。
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個人宛の場合：
- 〇〇株式会社 営業部 山田太郎 様
- 山田様
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部署・組織宛の場合：
- 〇〇株式会社 営業部 御中
- 〇〇株式会社 御中
「様」の使い方、もっと詳しく！
「様」は、個人名だけでなく、役職名に付けることもあります。例えば、「〇〇部長 様」といった形です。ただし、役職名に付ける場合は、名前も一緒に書くのが一般的です。
また、「様」は、相手が誰か分からない場合にも使われることがあります。例えば、問い合わせフォームからのメールで、送信者の名前が不明な場合などに、「お客様」と表記することがあります。
「様」を付ける際の注意点として、以下のようなものがあります。
- 個人名が分からない場合は、「ご担当者様」と書く。
- 氏名が不明でも、部署名などが分かっている場合は、その部署宛に「〇〇部 ご担当者様」とする。
- 「御中」と「様」を併用しない。「〇〇株式会社 山田太郎 様」は正しいが、「〇〇株式会社 御中 山田様」は間違い。
「御中」の使い方、どんな時？
「御中」は、あくまで組織や部署全体を指す言葉なので、個人の名前や役職名には絶対につけません。「〇〇株式会社 御中」という書き方が正式で、「〇〇株式会社 営業部 山田太郎 様」という個人宛の宛名に「御中」を使うのは間違いです。
「御中」を使うべき代表的な例を挙げます。
| 宛名 | 正しい書き方 | 間違いやすい例 |
|---|---|---|
| 会社全体 | 〇〇株式会社 御中 | 〇〇株式会社 様 |
| 部署 | 〇〇株式会社 △△部 御中 | 〇〇株式会社 △△部 様 |
「御中」は、封筒の宛名に書く場合にも、メールの件名や本文の宛名に書く場合にも使われます。どちらの場合も、組織名や部署名の最後に付けます。
「様」と「御中」の併用について
「様」と「御中」を一緒に使ってしまうのは、最もやってはいけない間違いの一つです。例えば、「〇〇株式会社 御中 山田太郎 様」のように書くと、誰に宛てたのかが曖昧になり、失礼にあたります。
また、「〇〇株式会社 〇〇部 御中」と部署宛てにした後で、その部署の特定の担当者に宛てたい場合は、本来は別に書くべきですが、どうしても同じ文書で伝えたい場合は、追記として「〇〇株式会社 〇〇部 ご担当者様」と個別に宛てる形にするのが一般的です。
「ご担当者様」の使いどころ
相手の担当者が誰か分からないけれど、特定の部署に連絡したい、という場面はよくありますよね。そんな時に便利なのが「ご担当者様」です。
例えば、「〇〇株式会社 経理部 ご担当者様」のように使います。これは、「経理部で、この件を担当している方、どなたでも結構ですので、ご確認ください」という意味合いになります。
「ご担当者様」は、個人名が不明な場合の万能な宛名として覚えておくと便利です。ただし、相手の名前が分かっている場合は、必ず個人名を記載するようにしましょう。
「御中」と「様」のまとめ
これで、「様」と「御中」の基本的な違いはバッチリですね！
- 「様」： 個人名につける。
- 「御中」： 組織名や部署名につける。
「様」と「御中」の使い分けは、ビジネス文書の第一印象を左右する大切なポイントです。間違えると相手に不快な思いをさせてしまう可能性があるので、今回解説した内容を参考に、正しく使い分けていきましょう。
ビジネス文書では、相手への敬意を込めることが何よりも大切です。今日からあなたも、失礼のないビジネスマナーマスターを目指しましょう！