「OneDriveとSharePoint、どっちを使えばいいの？」そう悩んでいるあなたへ。今回は、この二つのサービス onedrive と sharepoint の 違い を、分かりやすく、そして具体的な例を交えながら解説します。それぞれの特徴を理解することで、あなたの仕事やプライベートでのファイル管理が、もっとスマートになりますよ！
個人向けか、チーム向けか： OneDrive と SharePoint の根本的な違い
onedrive と sharepoint の 違い を理解する上で、まず最も大切なのは、それぞれの「想定される利用者」です。OneDriveは、まさにあなたの「個人のためのクラウドストレージ」。まるで、あなたのPCのハードディスクがインターネット上に移動したようなイメージです。個人のファイル、写真、動画などを安全に保存し、どこからでもアクセスできるようにするのが得意です。
一方、SharePointは「チームや組織のための共同作業プラットフォーム」。一人ひとりがバラバラにファイルを持つのではなく、チーム全体で共有し、共同で編集・管理することを目的としています。プロジェクトごとにフォルダを分けたり、メンバー全員で最新の情報を確認したりといった、複数人での活動を円滑にするための機能が充実しています。 この「個人」か「チーム」かという視点が、onedrive と sharepoint の 違い を理解する鍵となります。
-
OneDrive
:
- 個人のファイル保存・同期
- どこからでもアクセス可能
- 写真や動画のバックアップ
-
SharePoint
:
- チームでのファイル共有
- 共同編集・バージョン管理
- 情報ポータルの構築
ファイル管理の基本： 保存場所とアクセス権
onedrive と sharepoint の 違い を考える上で、ファイルがどこに保存され、誰がアクセスできるのか、という点は非常に重要です。OneDriveでは、基本的にあなたのMicrosoftアカウントに紐づいた、あなただけの領域にファイルが保存されます。アクセス権も、あなたが許可した人以外は基本的に見ることができません。
SharePointでは、サイト（ウェブサイトのようなもの）ごとにファイルが管理されます。例えば、「〇〇プロジェクト」というSharePointサイトがあれば、そのサイトにアクセスできるメンバーだけが、そこに保存されているファイルを見たり編集したりできます。アクセス権限は、サイトの管理者やオーナーが細かく設定できるため、機密情報を扱う場合でも安心です。
| 機能 | OneDrive | SharePoint |
|---|---|---|
| 主な保存場所 | 個人のクラウドストレージ | チーム/組織のサイト |
| アクセス権 | 個人が管理 | サイト管理者が設定 |
共同作業のしやすさ： 同時編集とバージョン管理
onedrive と sharepoint の 違い は、共同作業のしやすさにも表れます。OneDriveでも、ファイル共有は可能ですが、複数人が同時に同じファイルを編集するとなると、少し手間がかかることがあります。誰かが編集している間に、他の人が間違って古いバージョンを保存してしまう、なんてことも起こり得ます。
SharePointは、この共同作業の「しにくさ」を解消するために作られたと言っても過言ではありません。複数の人が同時に同じWordやExcelファイルを編集することができ、誰がどこを編集しているのかリアルタイムで確認できます。さらに、ファイルの変更履歴（バージョン管理）が自動で保存されるため、「間違えて上書きしてしまった！」という場合でも、過去のバージョンに戻すことが可能です。
- ファイル共有（OneDriveでも可能）
- リアルタイムでの同時編集（SharePointの強み）
- 変更履歴の確認と復元（バージョン管理）
情報共有とコミュニケーション： チームのための機能
onedrive と sharepoint の 違い は、単なるファイル置き場にとどまりません。SharePointは、チーム内の情報共有やコミュニケーションを促進するための様々な機能を持っています。例えば、チームのメンバーリストや、よくある質問（FAQ）をまとめたページを作成したり、社内アナウンスを掲載する掲示板のような機能もあります。
これは、まるでチーム専用の「社内ウェブサイト」や「情報ポータル」のようなものです。OneDriveは、あくまで個人のファイル管理に特化しているため、このようなチーム全体で情報を共有・蓄積していくための機能は備わっていません。
高度な検索機能： 欲しい情報を見つけやすく
ファイルが増えてくると、目的のファイルを探すのに時間がかかりますよね。onedrive と sharepoint の 違い は、この「検索機能」にもあります。OneDriveの検索は、ファイル名やファイル内のテキストを対象にした基本的な検索が中心です。
SharePointの検索機能は、より高度で強力です。ファイル名はもちろん、ファイルの内容、作成者、更新日、さらにはファイルに付けられた「タグ」や「メタデータ」など、様々な条件でファイルを絞り込むことができます。これにより、大量のファイルの中からでも、必要な情報を素早く見つけ出すことが可能になります。
- ファイル名での検索
- ファイル内容での検索
- 作成者、更新日などでの絞り込み
- タグやメタデータを利用した検索
セキュリティとコンプライアンス： 組織を守るための機能
企業で利用する場合、onedrive と sharepoint の 違い は、セキュリティやコンプライアンス（法令遵守）という観点でも重要になります。OneDriveは個人利用を想定しているため、基本的なセキュリティ機能は備わっていますが、企業が求めるような厳密なアクセス管理や監査ログの取得といった機能は、SharePointの方が充実しています。
SharePointでは、誰がいつどのファイルにアクセスしたのか、といった詳細なログを記録したり、特定の情報へのアクセスを細かく制限したりすることが可能です。これにより、情報漏洩のリスクを低減し、企業が遵守すべき法令や社内規定を守ることができます。
まとめ： あなたに最適なのはどちら？
ここまで、onedrive と sharepoint の 違い を詳しく見てきました。簡単にまとめると、
- OneDrive : 個人のファイル保管・同期、個人での利用が中心。
- SharePoint : チームでの共同作業、情報共有、組織的なファイル管理。
ということです。
もしあなたが「自分のPCに入っているファイルを、スマホやタブレットからも見たい」「家族と写真や動画を共有したい」という目的であれば、OneDriveが最適でしょう。一方、「部署のみんなで一つのプロジェクトを進めている」「社内で共通の資料を管理したい」といった場合は、SharePointの導入を検討するのがおすすめです。
どちらのサービスもMicrosoft 365に含まれていることが多いので、まずは両方の機能を試してみて、ご自身の用途に合った使い方を見つけてみてください。