「レポート」と「報告書」、どちらも「何かについてまとめたもの」というイメージはありますが、実はそれぞれに特徴があります。 レポート と 報告書 の 違い をしっかり理解しておくと、書くときにも読むときにも迷うことがなくなりますよ。
目的と内容の焦点：レポート vs 報告書
まず、一番大きな違いは「目的」と「内容の焦点」にあります。レポートは、あるテーマについて自分で調べたり考えたりしたことを、分かりやすくまとめたものです。教科書に載っているような知識のまとめではなく、自分の意見や分析を加えることが大切なんです。例えば、「日本の食文化の未来」というテーマで、様々な意見を聞いたり、自分で調査したりして、自分の考えをまとめると、それがレポートになります。
一方、報告書は、すでに行われたことや、現在進行中のことについて、事実を客観的に伝えることを目的としています。会議の内容、調査結果、プロジェクトの進捗状況などを、正確に記録し、関係者に伝えるためのものです。そのため、個人的な意見や感想はあまり含まれず、事実に基づいた記述が中心となります。
以下に、それぞれの特徴をまとめました。
- レポート：
- 自分の考えや分析が重要
- テーマについて深く掘り下げる
- 読者に何かを伝え、共感や理解を促す
- 報告書：
- 事実を正確に伝えることが最優先
- 客観的な情報提供
- 意思決定や次の行動の材料となる
対象読者と表現方法
レポートは、先生やクラスメートなど、そのテーマに興味を持つ人に向けて書かれることが多いです。そのため、専門用語を使いすぎず、誰にでも理解できるように、例え話を使ったり、図やグラフを効果的に活用したりして、読み手を引きつける工夫が求められます。
対して報告書は、上司や同僚、クライアントなど、特定の目的のために情報が必要な人に向けて書かれます。そのため、専門用語を正確に使い、簡潔かつ論理的に情報を伝えることが重要です。複雑な内容でも、事実を正確に伝えることが最優先されるため、感情的な表現は避けられます。
例えば、イベントの実施報告書であれば、参加者数、費用、成果などを数値で明確に示すことが求められます。
構成要素の違い
レポートの構成は、テーマや目的に応じて柔軟に変わりますが、一般的には「はじめに」「本論」「おわりに」といった流れで書かれます。「はじめに」でテーマと目的を説明し、「本論」で自分の考えや分析を展開し、「おわりに」でまとめと今後の展望などを述べます。
一方、報告書は、より定型的な構成を持つことが多いです。例えば、以下のような項目が含まれることがあります。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 件名 | 報告内容を簡潔に示す |
| 宛先 | 誰に報告するか |
| 差出人 | 誰が報告するか |
| 日付 | 報告した日付 |
| 本文 | 具体的な内容 |
| 添付資料 | 補足資料 |
情報収集の方法
レポートを作成する際には、教科書や参考書だけでなく、インターネット、新聞、雑誌、さらにはインタビューやアンケート調査など、様々な方法で情報を収集します。そして、集めた情報を自分なりに解釈し、自分の意見を形成していくプロセスが重視されます。
報告書の場合、情報収集は「何が起こったか」「どうなっているか」という事実を正確に把握することに重点が置かれます。会議の議事録、実験データ、現場の観察記録などが主な情報源となります。
資料の引用と出典表示
レポートでは、他の人の意見や研究結果を引用することがよくあります。その際、どこから情報を得たのかを明確に示す「出典表示」が非常に重要です。これを怠ると、盗用とみなされてしまうこともあります。
報告書でも出典表示は大切ですが、レポートほど「自分の意見」を裏付けるための引用というよりは、「事実」の根拠を示すために、より厳密に、そして正確に記載される傾向があります。
まとめ
このように、レポートと報告書は、似ているようでいて、その目的、内容、表現方法、構成、情報収集の仕方などに違いがあります。 レポート と 報告書 の 違い を理解して、それぞれの目的に合った文章を作成できるようになりましょう。