会議や打ち合わせでよく耳にする「アジェンダ」と「レジュメ」。この二つの言葉、似ているようで実は全く違う役割を持っています。「アジェンダ と レジュメ の 違い」をしっかり理解することで、会議がスムーズに進み、資料作成の質も格段にアップしますよ。
会議を成功に導く！アジェンダの役割とは？
まず、「アジェンダ」について見ていきましょう。アジェンダとは、簡単に言うと「会議の計画書」のことです。会議で何を話し合い、どのような順番で進めていくのか、その全体像を示すものなんですよ。
アジェンダには、主に以下のような要素が含まれます。
- 会議の目的
- 議題（話し合うべきこと）
- 各議題の担当者
- 各議題に割り当てる時間
- その他、事前に共有しておきたい情報
アジェンダを事前に共有することは、会議を効率的に進める上で非常に重要です。 参加者は、会議の目的や内容を事前に把握できるため、準備をしっかりして臨むことができます。これにより、時間内に目的を達成しやすくなるのです。
議事録との違いは？レジュメを理解しよう
次に、「レジュメ」についてです。レジュメは、会議やイベントで「配布される資料」であり、その内容を要約したり、参加者に詳細を伝えたりする役割があります。
レジュメは、会議の前後で様々な形で活用されます。
- 会議の前に配布される場合：会議で話される内容の概要や、参加者に事前に考えてきてほしいことなどをまとめたもの。
- 会議の後に配布される場合：会議で決定したこと、話し合われた内容、次のアクションなどをまとめた議事録のようなもの。
アジェンダとレジュメの最大の違いは、その「目的」にあります。アジェンダは「これから何をするか」を示す計画書であるのに対し、レジュメは「何が話されたか」「何がまとめられたか」を示す資料です。
アジェンダとレジュメ、いつ使う？場面別の使い分け
では、アジェンダとレジュメは、具体的にどのような場面で使われるのでしょうか？
会議の「前」に準備するものとして、アジェンダは欠かせません。会議の目的を明確にし、参加者全員が同じ認識で議論に臨めるようにするためです。
一方、レジュメは、会議の「途中」で配られたり、会議の「後」にまとめられたりします。会議の目的や内容を参加者と共有するために、また、会議の成果を記録し、今後の行動につなげるために活用されます。
例えば、新しい企画会議では、まずアジェンダで「企画の方向性決定」といった目的を共有し、議論の内容や決定事項をまとめたレジュメを後日配布する、といった流れが考えられます。
アジェンダ作成のポイント：参加者の理解を深める！
アジェンダを作成する際には、いくつかのポイントがあります。まず、会議の目的を具体的に、誰にでもわかるように記述することです。例えば、「企画会議」だけでなく、「〇〇プロジェクトの初期企画、方向性決定」のように、より具体的にしましょう。
次に、議題の順番を工夫することです。重要な議題を先に持ってくる、あるいは、関連する議題をまとめて配置するなど、参加者がスムーズに議論を進められるように配慮します。
また、各議題にどれくらいの時間をかけるかを明記することも大切です。これにより、時間管理がしやすくなり、会議が長引きすぎるのを防ぐことができます。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 目的 | 会議で何を達成したいか |
| 議題 | 話し合うべきこと |
| 時間 | 各議題に割り当てる時間 |
これらの要素を盛り込んだアジェンダは、参加者にとって非常に役立つツールとなります。
レジュメ作成のポイント：分かりやすさが一番！
レジュメを作成する際の最も重要なポイントは、「分かりやすさ」です。会議の内容を正確に、かつ簡潔にまとめる必要があります。
箇条書きを効果的に使うことで、情報を整理し、読者が理解しやすくなります。また、専門用語は避け、誰にでも理解できる平易な言葉で説明することが大切です。
会議で決定した事項や、各自が担当するアクションアイテムは、明確にリストアップしましょう。
- 〇〇（担当者名）：△△（期日）までに□□を完了する
- ××（担当者名）：△△（期日）までに□□について調査し、報告する
レジュメは、会議の成果を記録し、後から参照するための重要な資料です。そのため、後で見返したときに、会議の内容がすぐに思い出せるように、工夫して作成することが求められます。
アジェンダとレジュメ、それぞれのメリット・デメリット
アジェンダとレジュメには、それぞれメリットとデメリットがあります。
アジェンダのメリット・デメリット
メリット：
- 会議の目的が明確になり、参加者の意識統一が図れる。
- 時間管理がしやすくなり、効率的な会議運営が可能になる。
- 事前の準備がしやすくなる。
デメリット：
- 作成に手間がかかる。
- アジェンダ通りに進まない場合、計画が狂うことがある。
レジュメのメリット・デメリット
メリット：
- 会議で話された内容や決定事項が記録として残る。
- 参加者間の情報共有がスムーズになる。
- 後から会議の内容を確認するのに役立つ。
デメリット：
- 作成に時間がかかる場合がある。
- 内容が不正確だと、誤解を生む可能性がある。
まとめ：アジェンダとレジュメを使いこなして、会議をレベルアップ！
「アジェンダ と レジュメ の 違い」について、ご理解いただけたでしょうか？アジェンダは「会議の設計図」、レジュメは「会議の記録・伝達資料」というイメージで捉えると、その役割の違いが分かりやすいかと思います。これらを適切に使い分けることで、あなたの会議はもっと効率的で、実りあるものになるはずです。ぜひ、次回の会議から意識して活用してみてくださいね。