ビジネスの世界では、「費用」と「経費」という言葉がよく使われますが、実はこの二つ、明確な違いがあります。 費用 と 経費 の 違い を理解することは、会社の利益を正しく把握し、賢く経営していく上でとても大切なのです。
「費用」と「経費」の根本的な違いとは？
まず、「費用」というのは、会社が事業活動を行う上で、商品やサービスを提供するために発生するあらゆる支出の総称です。例えば、商品を仕入れるためのお金、従業員にお給料を払うためのお金、事務所の家賃などがこれにあたります。つまり、事業を続けていくためには避けられないお金のことですね。
一方、「経費」というのは、この「費用」の中から、税金計算をする際に「収入から差し引くことができるもの」を指します。これは、税金を計算する上で、事業の利益を正しく評価するために、一定のルールに基づいて決められています。ですから、全ての費用が経費になるわけではない、という点が重要です。
具体的に見ていきましょう。
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費用全体：
- 原材料費
- 人件費
- 家賃
- 広告宣伝費
- 交際費
- 減価償却費
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経費：
- 費用の中から、税法で認められたもの
この「費用と経費の違い」を理解せずに会計処理を行うと、税務調査で指摘されたり、本来よりも高い税金を払ってしまったりする可能性もあるので、注意が必要です。
経費にできるもの、できないものの判断基準
では、具体的にどのようなものが経費として認められるのでしょうか？これは、その支出が「事業のために使われたかどうか」が大きな判断基準になります。
例えば、事業で使うためのパソコンや文房具の購入費は、事業活動に直接必要なので経費として認められやすいです。しかし、個人的な旅行の代金を「出張」と偽って経費にするようなことは、もちろん認められません。
税法では、経費として認められるための細かいルールが定められています。主なものをいくつかご紹介しましょう。
- 事業との関連性： その支出が、事業の継続や発展に直接的または間接的に貢献していること。
- 証拠書類の保存： 領収書や請求書などの証拠書類がきちんと保管されていること。
- 金額の妥当性： 社会通念上、常識的な範囲内の金額であること。
これらの基準を満たしていないと、たとえ事業のために使ったつもりでも、経費として認められないことがあるのです。
「損金」との関係性：経費は損金の一部
「経費」という言葉が出てくると、さらに「損金（そんきん）」という言葉も耳にすることがあるかもしれません。実は、経費と損金は非常に近い関係にあります。
損金とは、会社の所得（利益）を計算する上で、収入から差し引くことができる費用や損失のことです。簡単に言うと、 税務上の計算において、利益を減らすために差し引けるもの全般 を指します。
そして、この「損金」の大部分を占めるのが、私たちがこれまで話してきた「経費」なのです。ですから、経費は損金の一部であり、税法上の計算においては、損金として計上できるものを経費として扱っていく、という流れになります。
損金には、経費以外にも、例えば災害による損失や、株式の評価損などが含まれることもありますが、日々の経理処理においては、経費と損金をほぼ同じ意味で捉えても、大きな間違いにはならないことが多いです。
| 言葉 | 意味 |
|---|---|
| 費用 | 事業活動におけるあらゆる支出の総称 |
| 経費 | 費用の中から、税法で認められた、税金計算上差し引けるもの |
| 損金 | 会社の所得計算上、収入から差し引くことができる費用や損失の総称（経費の多くを含む） |
具体的な費用の例：何が経費になる？
では、私たちの身近な例で、具体的に何が経費になるのか見ていきましょう。もちろん、これはあくまで一般的な例であり、個別のケースや業種によって判断が異なる場合もあります。
- 広告宣伝費： ホームページ作成費用、チラシ印刷代、インターネット広告費など。会社の宣伝のために使われたお金ですね。
- 旅費交通費： 出張のための交通費、宿泊費、ガソリン代など。事業目的の移動にかかる費用です。
- 通信費： 電話代、インターネット回線料、郵便料など。
- 消耗品費： 文房具、コピー用紙、事務用品など、事業で使うために購入した安価な物品。
- 減価償却費： 高額な備品（パソコン、車など）は、購入した年に全額を経費にするのではなく、何年かに分けて経費にしていきます。この分割して計上する費用が減価償却費です。
これらは、事業の運営に直接関わるものが多く、経費として認められやすい項目です。
私的利用との区別：プライベートとの境界線
「費用と経費の違い」で最も注意が必要なのが、プライベートな支出を事業の経費に混ぜてしまうことです。これは「私的流用」と呼ばれ、税務調査で厳しくチェックされます。
例えば、個人の携帯電話の料金を全額「通信費」として経費にするのは認められません。事業で使った分と、プライベートで使った分をきちんと区別する必要があります。もし区別が難しい場合は、事業で使った割合に応じて按分（あんぶん：割合で分けること）して計上する必要があります。
また、家族に支払う給料なども、実際に働いているか、その業務内容に見合った金額か、といった点を厳しく見られます。安易に経費に計上すると、税務署から指摘される可能性が高いので、慎重な判断が必要です。
私的利用と事業利用の境界線を曖昧にすることは、会社の信用にも関わるため、常に明確な区別を心がけましょう。
経費計上の重要性：なぜ正しく計上する必要があるのか？
ここまで「費用と経費の違い」について説明してきましたが、そもそもなぜ正しく経費を計上することが重要なのでしょうか？
- 適正な税額の計算： 経費を正しく計上することで、会社の利益が正確に把握でき、納めるべき税金の額も適正になります。本来払うべき以上の税金を払う必要もなく、逆に税金を免れようとする不正な計上も防ぐことができます。
- 経営状態の把握： 経費の内訳を把握することで、どのような活動にお金がかかっているのかが分かり、無駄な支出がないか、どこを改善すれば利益を上げられるか、といった経営戦略を立てる上で役立ちます。
- 融資や投資への影響： 銀行から融資を受けたり、外部から投資を受けたりする際に、会社の財務状況は非常に重要視されます。経費を正確に計上し、健全な経営状態を示すことが、信用を得る上で不可欠です。
このように、経費を正しく計上することは、会社の「信頼性」と「成長性」を担保するために、非常に重要なのです。
「費用」と「経費」の違い、そしてその重要性について理解いただけたでしょうか。ビジネスの世界で成功するためには、こうした基本的な知識をしっかりと身につけることが大切です。不明な点があれば、税理士などの専門家に相談するのも良い方法ですよ。