納品書と請求書の違いをスッキリ理解！ビジネスの基本をマスターしよう

「納品書と請求書、何が違うの？」って思ったことはありませんか？実は、この二つはビジネスにおいてとっても大切な書類なんだけど、役割が全然違うんです。今回は、そんな納品書と請求書の違いを、分かりやすく、そして楽しく解説していきますね！

納品書と請求書：それぞれどんな役割があるの？

まず、納品書と請求書の違いを理解するために、それぞれの役割を見ていきましょう。納品書は、商品やサービスをお客様にお届けしたことを証明する書類です。「こんなものを、いつ、どれだけ届けましたよ」という事実を記録するものなんですね。 この納品書は、お客様が「確かに受け取った」という証拠にもなるので、とても重要なんです。

納品書は「いつ、何が、いくつ届いたか」を伝える。
お客様にとっては「受け取った」という確認になる。
間違ったものが届いていないかチェックするのに役立つ。

一方、請求書は、お客様に「これだけのお金を払ってくださいね」とお願いする書類です。納品書で確認した商品やサービスに対して、いくら払う必要があるのか、いつまでに払ってほしいのか、といった情報が書かれています。

書類名	主な目的
納品書	商品・サービスの引き渡しを証明する
請求書	支払いをお願いする

つまり、納品書は「モノ（サービス）が渡った」という事実を伝え、請求書は「お金を払ってね」というお願いをする、という違いがあるんです。

納品書：渡した証拠、これが大事！

納品書は、文字通り「納品した（届けた）ことを書いた」書類です。お客様に商品やサービスをお渡しする際に、一緒に渡すのが一般的です。ここには、商品名、数量、単価、合計金額などが記載されています。お客様は、この納品書と届いた商品を見比べて、間違いがないか確認します。

商品やサービスを渡す時に、納品書も一緒に渡す。
納品書には、何を、いくつ、どれだけ渡したかが書いてある。
お客様は、納品書を見て、注文したものと合っているか確認する。

もし、注文したものと違うものが届いたり、数が違ったりした場合、納品書が「あれ？おかしいな」と気づくための大切な手がかりになります。 だから、納品書には正確な情報を丁寧に書くことが、トラブルを防ぐ上で非常に重要なんですよ。

たとえば、こんな項目が納品書には書かれていることが多いです。

納品書番号
発行日
取引先名
商品名・サービス名
数量
単価
合計金額
備考（特記事項など）

請求書：お金のやりとり、ここがポイント！

請求書は、商品やサービスを提供した代金を、お客様に支払ってもらうためのお願いをする書類です。納品書で「商品をお届けしました」という事実が確認された後に発行されるのが一般的です。ここには、支払うべき金額、支払期日、振込先などが明記されています。

請求書を受け取ったお客様は、その内容を確認して、期日までに指定された方法でお金を支払います。だから、請求書は「いつ、いくら、どこに払えばいいか」が、誰にでも分かりやすく書かれている必要があります。

請求書に書かれていること	その意味
請求金額	支払うべき合計金額
支払期日	いつまでに支払ってほしいか
振込先	どこの銀行に、どんな口座番号で振り込めばいいか
請求書番号	取引を管理するための番号

請求書は、会社にとって「売上」を記録し、お金を回収するための非常に大切な書類です。 ですので、発行する側も受け取る側も、内容をしっかりと確認することが大切です。もし、請求書の内容に間違いがあったり、期日までに支払いが難しい場合は、速やかに連絡を取り合うことが、スムーズな取引には欠かせません。

納品書と請求書、発行のタイミングは？

納品書と請求書を発行するタイミングは、ビジネスの流れによって少しずつ異なります。一般的には、商品やサービスをお客様にお届けした後に、納品書を発行します。そして、その納品書の内容に基づいて、請求書を発行することが多いです。

例えば、今日商品をお客様に届けたとしましょう。その時に、「今日、こんなものを、この数だけお届けしました」という証拠として納品書を渡します。そして、後日、「この納品した分のお代を、○月○日までにお願いします」という形で請求書が発行される、という流れです。

しかし、ビジネスによっては、納品書と請求書を同時に発行することもあります。これは、お客様との契約内容や、会社のルールによって変わってきます。

同時発行の場合： 商品やサービスをお届けする際に、納品書と請求書を一緒に渡す。
別々発行の場合：
1. まず納品書を渡す。
2. 後日、納品書の内容を確認してから請求書を発行する。

どちらのタイミングで発行するにしても、お客様が混乱しないように、事前にしっかりと確認しておくことが大切です。

納品書と請求書、記載内容の違いは？

納品書と請求書では、記載されている内容にも違いがあります。もちろん、共通して記載される項目もありますが、それぞれの役割によって、より詳しく書かれるべき内容が変わってきます。

納品書には、主に「何が」「いくつ」届いたのか、という情報が中心になります。一方、請求書には、それに加えて「いくら」支払う必要があるのか、そして「いつまでに」「どこに」支払うのか、といったお金に関わる情報が詳しく記載されます。

項目	納品書	請求書
商品・サービス名	〇	〇
数量	〇	〇
単価	〇	〇
合計金額	〇	〇
支払期日	なし	〇
振込先	なし	〇

このように、納品書は「物（サービス）の動き」を記録し、請求書は「お金のやりとり」を明確にするための書類なのです。

納品書と請求書、どちらも大切！

ここまで、納品書と請求書の違いについて見てきました。どちらの書類も、ビジネスを円滑に進めるためには欠かせないものです。納品書はお客様との信頼関係を築き、請求書は正確な代金のやりとりを保証します。

「納品書と請求書の違い」をしっかり理解して、スマートなビジネスコミュニケーションができるようになりましょう！