ビジネスの世界では、さまざまな書類が登場しますが、中でも「納品書」と「領収書」は、取引の基本となる重要な書類です。しかし、この二つの書類、一体何が違うのでしょうか？本記事では、 納品書 と 領収 書 の 違い を分かりやすく解説し、それぞれの役割や、どのように使い分けるべきかをお伝えします。
納品書：商品やサービスが「届いた」ことを証明する書類
納品書は、商品やサービスが購入者に「納品された」ことを証明するための書類です。つまり、注文したものが確かに届いた、という事実を示す役割があります。この書類があることで、もし商品が届かなかったり、注文と違うものが届いたりした場合に、スムーズに確認や交渉を進めることができます。 納品書 が あることで、後々のトラブルを防ぐことにつながるのです。
- 納品書に記載される主な情報：
- 注文日
- 納品日
- 商品名・サービス名
- 数量
- 単価
- 合計金額（税抜き・税込み）
- 発行者（販売者）の情報
- 購入者（顧客）の情報
納品書は、購入者側にとっては、届いた商品を確認するためのリストになります。一方、販売者側にとっては、いつ、何を、いくつ納品したかという記録になります。そのため、会社によっては、納品書を複数枚作成し、控えを保管することもあります。
例えば、あなたはオンラインショップで洋服を注文したとします。数日後に届いた荷物の中には、注文した洋服と一緒に「納品書」が入っています。この納品書を見て、「注文したものが全部揃っているか」「サイズや色は合っているか」などを確認します。もし何か問題があれば、この納品書を元にショップに問い合わせることになります。
領収書：お金が「支払われた」ことを証明する書類
領収書は、商品やサービスの代金が「支払われた」ことを証明するための書類です。つまり、お金のやり取りが完了したという証拠になります。経費精算や確定申告などで必要になるため、ビジネスにおいて非常に重要な書類です。 領収書 をきちんと保管することは、税務上の義務でもあるのです。
- 領収書に記載される主な情報：
- 発行年月日
- 発行者（販売者）の名称・印鑑
- 購入者（顧客）の名称（任意の場合も）
- 支払われた金額
- 但し書き（何に対する支払いか）
領収書は、購入者側にとっては「支払った証拠」となり、税務申告などで経費として計上する際に必要になります。販売者側にとっては、「入金があった証拠」となり、会計処理の際に利用されます。通常、領収書はお金を受け取った側が発行するものです。
| 書類名 | 主な役割 | 発行タイミング |
|---|---|---|
| 納品書 | 商品・サービスの納品を証明 | 商品・サービスを納品する際 |
| 領収書 | 代金の支払い（入金）を証明 | 代金を受け取った際 |
先ほどの洋服の例で考えてみましょう。あなたがオンラインショップで洋服を買う場合、多くの場合、注文時にクレジットカードなどで支払いを行います。その際に発行されるのが「領収書」です。もし、商品が届いた後に現金で支払う場合は、商品が届いたタイミングで領収書が発行されることもあります。
納品書と領収書、なぜ区別が必要？
納品書と領収書は、どちらも取引に関する書類ですが、その目的と発行されるタイミングが異なります。この違いを理解することは、ビジネスを円滑に進める上で非常に重要です。
納品書は、「モノやサービスが届きましたよ」という確認のための書類です。例えば、あなたが部品を注文して、それが工場に届いたとします。その際に納品書があれば、確かに部品が届いたという証拠になり、次の工程に進むことができます。
- 納品書が役立つ場面：
- 商品の検品
- 在庫管理
- 未納品がないかの確認
一方、領収書は「お金を支払いましたよ」「お金をもらいましたよ」という証明です。会社のお金で何かを購入した場合、その領収書を提出しないと経費として認められないことがあります。そのため、 領収書は、経費精算の際の必須アイテムと言えるでしょう。
- 領収書が役立つ場面：
- 経費精算
- 確定申告
- 入金の確認
一体いつ、どちらを発行するべき？
「いつ、どちらを発行するべきか」は、取引の内容や、双方の合意によって変わってきます。しかし、一般的な流れを理解しておくと、スムーズに対応できます。
まず、商品やサービスを納品する際に「納品書」を発行するのが一般的です。これにより、購入者は納品された内容を確認できます。そして、代金の受け取りが確認できた時点で、「領収書」を発行します。
例えば、A社がB社に商品を販売する場合、
- A社はB社へ商品を納品し、同時に納品書を渡す。
- B社は商品を受け取り、納品書の内容を確認する。
- B社からA社へ代金が支払われる。
- A社は代金の支払いを受けた証拠として、B社に領収書を発行する。
という流れになります。
納品書・領収書の発行義務について
法的には、納品書の発行義務は定められていません。しかし、取引の慣習として、多くの企業で発行されています。一方、領収書の発行義務については、消費税法などで定められています。代金を受け取った側は、請求があれば領収書を発行する義務があります。
- 納品書：
- 発行義務はなし
- 取引の円滑化のために発行されることが多い
- 領収書：
- 請求があれば発行義務あり
- 代金の受領の証拠
請求書との関係性
納品書や領収書と並んで、よく使われるのが「請求書」です。請求書は、商品やサービスを提供したことに対して、代金の支払いを求める書類です。「いつ、何を、いくら支払ってください」という内容が記載されています。
一般的には、
- まず「請求書」を発行し、
- その後、商品やサービスを「納品」し（納品書を発行する場合もある）、
- 最後に代金を受け取った証拠として「領収書」を発行する、
という流れになります。請求書、納品書、領収書は、それぞれ異なる役割を持ちながら、取引を完結させるために連携しています。
インボイス制度と納品書・領収書
近年、インボイス制度（適格請求書等保存方式）が導入され、書類の取り扱いがより重要になっています。インボイス制度では、消費税の仕入税額控除を受けるために、適格請求書（インボイス）の保存が必要になります。
インボイスは、請求書の一種ですが、特定の記載要件を満たす必要があります。納品書や領収書がインボイスとして認められるためには、これらの記載要件を満たしている必要があります。
インボイス制度における「請求書」の役割は非常に大きく、納品書や領収書も、インボイスの要件を満たしているかどうかで、その重要度が変わってきます。
まとめ：納品書と領収書、正しく理解してビジネスをスムーズに！
納品書と領収書は、それぞれ「モノやサービスが届いた」ことと、「お金が支払われた」ことを証明する、ビジネスにおける基本の書類です。それぞれの役割を理解し、適切に発行・管理することで、取引はよりスムーズになり、後々のトラブルも防ぐことができます。特に、経費精算や税務処理においては、領収書の重要性は非常に高いです。ぜひ、この記事を参考に、納品書と領収書の違いをしっかり理解して、日々のビジネスに役立ててください。