会社でよく耳にする「総務」と「庶務」。なんだか似ているようで、具体的に何が違うのか、はっきりとは分からないという方も多いかもしれません。実は、 総務 と 庶務 の 違い は、その担当する業務の範囲や責任の度合いにあります。この記事では、それぞれの役割を分かりやすく解説していきます。
総務 と 庶務 の 違い：広範囲を担う総務 vs. 日常業務を支える庶務
まず、総務部という言葉を聞くと、会社の運営全体に関わる、より広範囲な業務をイメージするかもしれません。総務の仕事は、会社の「縁の下の力持ち」であり、組織が円滑に機能するために不可欠な存在です。具体的には、以下のような業務を担当することが多いです。
- 経営戦略の立案・実行サポート
- 人事・労務管理（採用、評価、給与計算など）
- 経理・財務（予算管理、資金調達など）
- 法務・コンプライアンス
- 広報・IR（株主への情報発信など）
- 施設管理・設備保全
- リスクマネジメント
一方、庶務は、日々の業務をスムーズに進めるための、より日常的で細かな雑務を担います。総務部の中に庶務課が設けられている場合もあれば、部署ごとに庶務担当者がいる場合もあります。庶務の主な仕事は以下の通りです。
- 書類作成・整理・ファイリング
- 郵便物の仕分け・発送
- 備品管理・発注
- 電話応対・来客応対
- 会議室の予約・準備
- 資料のスキャン・コピー
総務 と 庶務 の 違い を理解する上で重要なのは、総務は会社の「全体最適」を目指す戦略的な役割を担うのに対し、庶務は「個別の業務遂行」をサポートする実務的な役割を担っているという点です。
| 部門 | 主な役割 | 業務範囲 |
|---|---|---|
| 総務 | 組織全体の運営・戦略 | 広範囲 |
| 庶務 | 日常業務のサポート・遂行 | 限定的（個別の業務） |
総務が担う戦略的役割
総務部は、会社が目指す目標達成のために、組織全体の運営を円滑に進めるための戦略的な役割を担います。例えば、新しい制度の導入や、社員の働きがいを高めるための施策の企画・実行などがこれにあたります。 総務 と 庶務 の 違い を考える上で、この「戦略性」が大きなポイントとなります。
総務の業務は、会社の規模や業種によって異なりますが、一般的には以下のようなものが挙げられます。
- 経営層の意思決定をサポートするための情報収集・分析
- 中長期的な視点に立った組織体制の構築
- コンプライアンス遵守のための社内ルールの整備
- 社内外との良好な関係構築（ステークホルダーマネジメント）
総務は、会社の「顔」となることも多く、外部からの信頼を得るためにも重要な役割を果たします。 総務 と 庶務 の 違い を理解し、それぞれの専門性を活かすことが、組織全体のパフォーマンス向上につながります。
総務が担う業務には、以下のようなものがあります。
- 人事労務：採用活動、社会保険手続き、給与計算、勤怠管理、退職金制度の管理など
- 経理財務：経費精算、請求書発行・管理、小口現金の管理、資金繰りのサポートなど
- 総務・ファシリティマネジメント：オフィス環境の整備、備品管理、社内イベントの企画・運営、防災対策など
- 法務・コンプライアンス：契約書の審査、社内規程の作成・改訂、個人情報保護対策など
庶務が支える日常業務
庶務の役割は、日々の業務が滞りなく進むように、細やかなサポートを行うことです。総務のような大きな視点での戦略立案ではなく、目の前の業務を正確かつ迅速にこなすことが求められます。 総務 と 庶務 の 違い は、この「実行」のレベルにも表れます。
庶務担当者は、部署内のメンバーが本来の業務に集中できるよう、様々な雑務を引き受けてくれます。これにより、部署全体の生産性が向上するという側面もあります。以下に、庶務が担当する典型的な業務を挙げます。
- 書類のコピー、スキャン、ファイリング
- 電話応対、来客対応
- 郵便物の仕分け、発送
- 備品の発注、管理
- 会議室の準備、片付け
- 簡単なデータ入力
総務 と 庶務 の 違い を理解することで、それぞれの部署や担当者の役割をより深く認識することができます。
庶務の業務は、以下のように分類できます。
- 事務処理：書類作成補助、データ入力、伝票整理など
- 連絡・調整：社内外からの電話・メール対応、会議室予約、備品発注の際の担当部署との連携など
- 環境整備：オフィス清掃、備品補充、簡単な修繕手配など
総務 と 庶務 の 違い：責任範囲と裁量
総務 と 庶務 の 違い は、その責任範囲と裁量にも見られます。総務は、会社の経営に関わる重要な決定事項にも関わることがあり、その判断には大きな責任が伴います。一方、庶務の業務は、個々のタスクの正確な遂行が中心であり、責任範囲もそれに限定される傾向があります。
総務は、経営戦略に基づいた計画の立案や実行に携わるため、より広い視野と高度な判断力が求められます。 総務 と 庶務 の 違い を理解することは、キャリアパスを考える上でも重要です。
総務の責任範囲と裁量:
- 経営判断に関わる情報提供
- 社内規程の改廃に関する意思決定
- 予算執行における承認権限
庶務の責任範囲と裁量:
- 指示された業務の正確な遂行
- 備品管理における発注・在庫管理
- 日々のルーチンワークの実施
総務・庶務の連携の重要性
総務 と 庶務 の 違い を理解することは大切ですが、両者の連携もまた、会社が円滑に運営されるために非常に重要です。総務が立案した戦略を実行に移すためには、庶務のきめ細やかなサポートが不可欠だからです。
例えば、総務が新しい制度を導入する際、その制度に関する資料作成や、社員への説明資料の配布などは、庶務が担当することが多いです。 総務 と 庶務 の 違い を認識しつつも、お互いの役割を尊重し、協力することで、より質の高い業務遂行が可能になります。
連携の具体例:
- 総務が企画した社内イベントの準備・運営サポート（会場設営、参加者受付など）
- 総務が作成した社内通知の配布、周知
- 総務が管理する備品の発注・補充依頼
総務・庶務のキャリアパス
総務 と 庶務 の 違い は、キャリアパスにも影響を与えることがあります。総務の経験は、経営企画や人事、経理など、より専門的な職種へのステップアップにつながる可能性があります。
一方、庶務の経験は、事務処理能力やコミュニケーション能力を養い、様々な部署で活躍するための土台となります。 総務 と 庶務 の 違い を理解し、自分の興味や適性に合わせてキャリアを築いていくことが大切です。
キャリアパスの例:
- 総務→経営企画、人事、経理、法務
- 庶務→一般事務、秘書、営業事務、経理補助
まとめ：どちらも会社にとって欠かせない存在
これまで、 総務 と 庶務 の 違い について、その業務内容、責任範囲、連携の重要性、そしてキャリアパスについて解説してきました。総務は会社の全体を俯瞰し、戦略的な運営を担い、庶務は日々の業務を円滑に進めるための実務を支えています。
どちらの役割も、会社が成長し、従業員が快適に働ける環境を維持するために欠かせない存在です。 総務 と 庶務 の 違い を正しく理解することで、それぞれの役割の重要性を再認識し、より効果的な業務遂行につなげることができるでしょう。